Folkedans Fyns Privatlivspolitik
Kære medlemmer 25. maj 2018 trådte EU´s Persondataforordning i kraft. Det betyder, at jeres rettigheder og beskyttelsen af jeres persondata styrkes. |
Dette er til jeres orientering. I behøver ikke foretage jer noget. Den nye Persondataforordning (GDPR), udvider jeres rettigheder som forbruger. Det betyder blandt andet at: • I altid har mulighed for at få oplyst præcist, hvilke personoplysninger vi opbevarer. • I altid har mulighed for at få oplyst, hvordan vi behandler jeres personoplysninger og til hvilke formål. Folkedans Fyn passer godt på jeres persondata og anvender dem kun til formål, som er relevante for jeres medlemskab af Folkedans Fyn og i overensstemmelse med lovgivningen. I forbindelse med orientering om arrangementer og information samt ved valg til formandsposter, næstformandsposter og andre tillidsposter, sender vi e-mail til alle medlemsforeninger, som vi har mailadresser på. I kan læse Folkedans Fyns privatlivspolitik på Folkedans Fyns hjemmeside: www.folkedansfyn.dk |
Privatlivspolitik for Folkedans Fyn
Pr. 19. maj 2018
Folkedans Fyns dataansvar:
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Folkedans Fyn er dataansvarlig og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kasserer Ole Græns, Linde Allè 53, 5750 Ringe, tlf. 62621914, mail: kirstenogole@5750.dk
Hjemmeside: www.Folkedansfyn.dk
Behandling af personoplysninger:
Vi behandler følgende personoplysninger fra medlemmer:
- Medlemsoplysninger
- Navn på medlemsforening samt på foreningens formand.
- Oplysninger om Folkedans Fyns bestyrelse, udvalg, revisorer, fanebærere samt suppleanter
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Oplysninger om ad hoc instruktører, spillemænd, foredragsholdere m.fl.
- Almindelige oplysninger:
- Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- Ingen
Her indsamler vi oplysninger fra:
Vi får alene oplysningerne fra dig. Vi indsamler ikke oplysninger på egen hånd.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling af lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
- Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
- Formål med behandling af oplysninger på ledere, instruktører og spillemænd
- Håndtering af hverv og pligter i foreningen
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af honorarer, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent
- Afholdelse af sociale arrangementer, danse-aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder, taget i foreningen, der afbilleder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine oplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring, sletning og arkivering af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder/instruktør/spillemand.
Medlemmer
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemsskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til tre år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere/instruktører/spillemænd
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til et år efter dit medlemsskab er ophørt.
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere/instruktører/spillemænd til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Oplysningerne arkiveres elektronisk med password i computer hos foreningens kasserer.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til at få indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine oplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive klage til en databeskyttelsesmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil kunne ses på vores hjemmeside eller blive tilsendt pr. mail til foreningerne eller være tilgængelig ved henvendelse. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.